Qué documentación tienes que pedirle a tu gestoría anterior

Respuesta corta: todo lo que tu gestoría tiene de tu negocio es tuyo y te lo tiene que devolver. El problema casi nunca es que se nieguen. Es que, si no pides una lista concreta, te mandan cuatro PDF sueltos y descubres lo que falta seis meses después, cuando llega un requerimiento y nadie encuentra el libro registro de 2023.

Esta es la lista que pedimos nosotras cuando un cliente se cambia, por bloques y con el motivo de cada cosa.

Por qué esa documentación es tuya, y por qué te corre prisa tenerla

El deber de conservar los libros y los justificantes del negocio es del empresario, no de quien le lleva la contabilidad. El artículo 30 del Código de Comercio obliga a conservar «los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros». Y añade algo que mucha gente desconoce: dejar la actividad no libera de esa obligación.

Traducido: si dentro de tres años Hacienda pregunta por una factura, quien responde eres tú. Da igual quién llevara la contabilidad entonces. Por eso recuperar los papeles no es una formalidad de cortesía al cambiar de asesoría: es recuperar aquello de lo que respondes tú.

Hay además un motivo práctico. Mientras la relación es buena, todo el mundo colabora. Si el cambio se tuerce, conseguir documentación de hace cuatro años se complica mucho. Se pide al principio, por escrito y con fecha.

Bloque 1 · Fiscal

De los cuatro últimos ejercicios, que es el plazo general de prescripción de Hacienda:

• Todos los modelos presentados, con su justificante de presentación y su justificante de pago. Según tu caso: 303 y 390 de IVA, 130 o 131 de pagos fraccionados, 111 y 190 de retenciones, 115 y 180 si pagas alquileres, 349 si operas con la UE, 347 si lo presentas, y 200 y 202 si eres sociedad.
• Los libros registro de IVA: facturas emitidas, facturas recibidas, bienes de inversión y, si aplica, operaciones intracomunitarias.
• Las facturas, emitidas y recibidas, en el formato en que las tenga. Si tú ya las tienes todas, confírmalo antes de insistir.
• Requerimientos, comprobaciones o sanciones que hayas recibido, con lo que se contestó y en qué fecha. Esto es lo que más se pierde y lo que peor sienta encontrarse por sorpresa.
• Aplazamientos o fraccionamientos vivos con la Agencia Tributaria: resolución, calendario y qué plazos quedan.

Bloque 2 · Contable

• Libro diario y libro de inventarios y cuentas anuales de los ejercicios cerrados.
• Cuentas anuales depositadas en el Registro Mercantil, con su justificante de depósito, si eres sociedad.
• Balance de sumas y saldos a la fecha del cambio, y el detalle de los asientos del ejercicio en curso. Sin esto, quien entra tiene que empezar el año de cero.
• El cuadro de amortizaciones: qué bienes hay, por qué valor, desde cuándo y cuánto queda por amortizar. Es lo que más se olvida y lo más caro de reconstruir.
• Contratos de leasing, renting y préstamos, con sus cuadros de amortización.
• Una copia de la base de datos del programa contable, si se puede exportar. Pedirla cuesta lo mismo que no pedirla.

Bloque 3 · Laboral

Si tienes personal, este bloque es el que más urge, porque sus plazos no esperan:

• Contratos de trabajo y todas sus prórrogas, anexos y modificaciones.
• Nóminas de los últimos ejercicios y los certificados de retenciones entregados a cada trabajador.
• RNT y RLC (lo que antes eran los TC2 y TC1) de la Seguridad Social.
• Altas, bajas y variaciones comunicadas, con sus acuses.
• Partes de incapacidad temporal y situaciones abiertas: excedencias, reducciones de jornada, permisos.
• Calendario laboral, registro de jornada y el registro retributivo, que es obligatorio para toda empresa con personal, sin importar el tamaño.
• Plan de igualdad y protocolo de acoso, si te corresponden, y la fecha en que se inscribieron.
• Actas de inspección o requerimientos de la Inspección de Trabajo, si ha habido alguno.

Bloque 4 · Accesos, claves y poderes

Este bloque no es documentación, pero sin él lo demás no sirve:

• Tu certificado digital, si lo custodiaba ella, y la confirmación de que lo borra de sus equipos.
• El apoderamiento en la Agencia Tributaria, para revocarlo. Ahora lo vemos, porque tiene truco.
• La autorización en el Sistema RED de la Seguridad Social.
• Usuarios y contraseñas de los programas que estén a tu nombre: facturación, nóminas, portal del empleado.
• El acceso al programa de facturación y la exportación de tus datos, sobre todo ahora que la facturación electrónica obliga a conservar los registros en un formato concreto.

Revocar el apoderamiento: el paso que casi todo el mundo se salta

Si tu gestoría presentaba tus impuestos, lo más probable es que tenga un apoderamiento inscrito en el registro de apoderamientos de la Agencia Tributaria. Que dejes de ser su cliente no lo cancela.

La propia Agencia Tributaria lo dice con claridad: la revocación «surtirá efectos únicamente desde el momento en que sea comunicada fehacientemente». Es decir, hasta que tú la comuniques, el poder sigue vivo y tu antigua gestoría puede seguir recibiendo notificaciones y actuando en tu nombre.

Se revoca de tres formas: por internet con tu firma electrónica, en «Consulta, prórroga y revocación de apoderamientos otorgados»; presencialmente en una oficina de la Agencia con el Anexo II; o mediante documento notarial.

Haz lo mismo con la autorización del Sistema RED en la Seguridad Social. Son cinco minutos y evitan que una notificación acabe en un buzón que ya nadie mira.

Lo que casi nadie pide y después hace falta

Por orden de disgustos que hemos visto:

1. El detalle de amortizaciones. Sin él, el primer cierre que haga la gestoría nueva es una estimación.
2. Las bases imponibles negativas pendientes de compensar, si eres sociedad. Son dinero: si nadie sabe que existen, no se aplican.
3. Las deducciones pendientes de ejercicios anteriores, por el mismo motivo.
4. El estado real de los aplazamientos. Más de uno se entera de que había un plazo impagado cuando llega la providencia de apremio.
5. Los criterios que se venían aplicando: porcentaje de afectación del coche, del teléfono, de los suministros de casa si trabajas en ella. No es documentación, pero cambiar de criterio sin saber que se cambia es como se generan las paralelas.

¿Y si no te la quieren entregar?

Pasa poco, pero pasa. Tres cosas que conviene saber:

Primera: pide siempre por escrito y con fecha. Un correo vale; un burofax vale más. Lo importante es poder acreditar qué pediste y cuándo.

Segunda: no mezcles la deuda con la documentación. Si le debes facturas, lo razonable es pagarlas, y tu documentación se reclama igual. Son dos cuestiones distintas y conviene tratarlas por separado.

Tercera: no estás atrapado. Con tu certificado digital puedes entrar en la sede electrónica de la Agencia Tributaria y descargarte tú mismo todas las declaraciones presentadas a tu nombre. No está todo —faltarán los libros y el detalle contable—, pero es suficiente para no quedarte en blanco mientras se resuelve.

¿Cuándo conviene hacer el cambio?

No hay que esperar a enero. Lo más cómodo es justo después de presentar un trimestre: el periodo queda cerrado, no hay nada a medias y quien entra empieza con una foto limpia.

Cambiar con un requerimiento abierto también se puede, pero entonces el orden importa: primero se contesta el requerimiento o se acuerda quién lo contesta, y después se mueve lo demás.

Checklist para copiar y pegar

Si quieres enviarlo tú, esto es lo mínimo que debe decir la petición:

Como responsable de la conservación de la documentación de mi actividad, os solicito la entrega de: modelos tributarios presentados de los cuatro últimos ejercicios con sus justificantes; libros registro de IVA; libro diario y libro de inventarios y cuentas anuales; cuentas anuales depositadas; balance de sumas y saldos a fecha de hoy y detalle de asientos del ejercicio en curso; cuadro de amortizaciones; contratos de trabajo, nóminas, RNT, RLC y comunicaciones de alta y baja; certificados de retenciones; y copia de los requerimientos recibidos y sus contestaciones. Indicadme asimismo los aplazamientos vivos y su calendario. Procederé a revocar el apoderamiento ante la Agencia Tributaria y la autorización en el Sistema RED con esta misma fecha.

Y si prefieres no mandarlo tú, no lo mandes: nosotras redactamos la solicitud, tú solo la firmas y nos entendemos nosotras con tu gestoría anterior. Es lo que hacemos en todos los cambios y no te cuesta nada.

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Fuentes

• Código de Comercio, artículo 30 (BOE) — conservación durante seis años.
• Agencia Tributaria — Revocación de apoderamientos.
• Agencia Tributaria — Registro de apoderamientos.