Mucha gente cree que las obligaciones laborales «de verdad» solo llegan cuando la plantilla crece. Es un error frecuente y caro. En España, desde el momento en que contratas a tu primer trabajador, tu empresa ya tiene que cumplir una lista de obligaciones laborales que la Inspección de Trabajo puede revisar. La buena noticia: bien organizadas, son perfectamente asumibles. Te contamos cuáles son.
¿Qué obligaciones surgen al contratar al primer empleado?
Estas aplican desde el trabajador número uno, con independencia del tamaño de la empresa:
1. Alta en la Seguridad Social y contrato
Antes de que el trabajador empiece, debes darlo de alta en la Seguridad Social y formalizar un contrato por escrito, comunicándolo al SEPE. Trabajar sin alta previa es una de las infracciones más sancionadas.
2. Prevención de riesgos laborales (PRL)
Toda empresa con personal debe garantizar la seguridad y salud de su plantilla (Ley 31/1995). Esto implica una evaluación de riesgos del puesto, un plan de prevención, formación e información al trabajador y vigilancia de la salud (reconocimientos médicos). Normalmente se gestiona a través de un servicio de prevención ajeno.
3. Registro de jornada (y fichaje digital)
Desde 2019 es obligatorio registrar la jornada diaria de cada trabajador, con hora de inicio y de fin. La normativa avanza hacia un registro horario digital, accesible y no manipulable, por lo que las hojas de papel o los Excel sueltos cada vez ofrecen menos garantías. Conviene tener un sistema fiable desde el principio.
4. Registro retributivo
Todas las empresas, incluso con un solo trabajador, deben llevar un registro retributivo con los salarios desglosados, para garantizar la igualdad salarial entre mujeres y hombres (RD 902/2020). Es un documento sencillo pero obligatorio y revisable en inspección.
5. Protocolo frente al acoso sexual y por razón de sexo
Con independencia del número de trabajadores, la empresa debe disponer de medidas y un protocolo para prevenir el acoso sexual y por razón de sexo (Ley Orgánica 3/2007). No es exclusivo de grandes empresas: también aplica a la pyme con un empleado.
6. Desconexión digital y trabajo a distancia
El trabajador tiene derecho a la desconexión digital fuera de su horario, y la empresa debe tener una política interna al respecto. Además, si el trabajo se realiza a distancia de forma regular (al menos un 30% de la jornada en tres meses), hay que firmar un acuerdo de trabajo a distancia.
7. Protección de datos (RGPD / LOPD)
Si tratas datos de trabajadores, clientes o proveedores (y siempre lo haces), debes cumplir la normativa de protección de datos: información a los interesados, medidas de seguridad y, cuando proceda, registro de actividades de tratamiento.
¿Qué obligaciones NO aplican hasta llegar a 50 trabajadores?
Para tranquilidad de la pequeña empresa, hay obligaciones que solo entran en juego al alcanzar cierto tamaño, sobre todo los 50 trabajadores:
- Plan de Igualdad y plan de medidas LGTBI.
- Canal interno de denuncias (Ley 2/2023).
- Reserva del 2% de puestos para personas con discapacidad.
- Comité de Seguridad y Salud.
Aun así, conviene conocerlas: si tu proyecto crece, estas obligaciones llegan antes de lo que parece.
¿Qué pasa si no cumplo?
Las infracciones en materia laboral, de prevención o de protección de datos pueden acarrear sanciones económicas importantes, además de recargos y responsabilidades en caso de accidente. La mayoría de sustos vienen no por mala fe, sino por desconocimiento o por dejarlo «para más adelante». Tenerlo ordenado desde el primer contrato es la mejor inversión.
Preguntas frecuentes
¿Una empresa con un solo trabajador necesita prevención de riesgos laborales?
Sí. La obligación de PRL nace con el primer trabajador, no depende del tamaño de la empresa. Lo habitual es contratar un servicio de prevención ajeno.
¿Tengo que registrar la jornada si mi único empleado es de confianza?
Sí. El registro diario de jornada es obligatorio para todos los trabajadores por cuenta ajena, sin excepción por confianza o cargo.
¿El protocolo de acoso es solo para grandes empresas?
No. Cualquier empresa con personal debe contar con medidas frente al acoso sexual y por razón de sexo, también la que tiene un único trabajador.
¿Necesito un plan de igualdad con un trabajador?
No. El plan de igualdad es obligatorio a partir de 50 trabajadores. Con menos plantilla no es exigible, aunque sí lo es el registro retributivo y el protocolo de acoso.
¿Y si contrato a alguien para trabajar desde casa?
Debes firmar un acuerdo de trabajo a distancia si el teletrabajo es regular (al menos el 30% de la jornada en un periodo de tres meses) y respetar el derecho a la desconexión digital.
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Nota: este artículo tiene carácter informativo y general. La normativa puede actualizarse y cada caso concreto requiere revisión profesional individualizada.
